Nie. Cudzoziemiec spoza UE, EFTA i Szwajcarii nie załatwi już numeru PESEL przez pełnomocnika ani pocztą. Od 1 stycznia 2026 r. wniosek trzeba złożyć osobiście w urzędzie gminy. Dotyczy to także członków zarządu polskich spółek, którzy mieszkają za granicą.
Zasadę opisuje oficjalna strona usługi „Uzyskaj numer PESEL – usługa dla cudzoziemców” na gov.pl (Ministerstwo Cyfryzacji). Temat wrócił, bo – jak pisze Dziennik Gazeta Prawna – zbliża się rok obowiązywania przepisów, a przedsiębiorcy wciąż czekają na odpowiedź MSWiA w tej sprawie.
Najważniejsze
- Wniosek o PESEL składasz osobiście, w dowolnym urzędzie gminy w Polsce.
- Usługa jest bezpłatna, a urzędnik przyjmuje wniosek od razu.
- Obowiązek nie dotyczy obywateli UE, EFTA, Szwajcarii, ich rodzin i dzieci urodzonych w Polsce.
Czy mogę dostać PESEL przez pełnomocnika?
To częste pytanie osób, które mieszkają poza Polską, a zostały np. członkami zarządu polskiej spółki. Chcą, by wniosek złożył za nich prawnik lub pracownik firmy.
Do końca 2025 r. było to możliwe. Pełnomocnik składał wniosek z pełnomocnictwem i poświadczoną kopią paszportu. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowy art. 18 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności. Dodała go ustawa z 12 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1301, według Grant Thornton). Gov.pl pisze wprost, że wniosek „musisz złożyć osobiście w dowolnym organie gminy”. Kancelaria EY Law wskazuje, że działanie przez pełnomocnika nie jest już możliwe.
Krótko: trzeba przyjechać do Polski i odwiedzić urząd gminy. Nie musi to być urząd w mieście siedziby spółki.
Kogo dotyczy obowiązek, a kogo nie?
| Kto | Jak złożyć wniosek |
|---|---|
| Obywatel państwa spoza UE, EFTA i Szwajcarii (np. Ukrainy, Turcji, Indii, USA) | Tylko osobiście w urzędzie gminy |
| Obywatel UE, EFTA, Szwajcarii i członek jego rodziny | Bez obowiązku osobistego stawiennictwa |
| Część obywateli Wielkiej Brytanii objętych umową o wystąpieniu z UE (i ich rodziny) | Bez obowiązku osobistego stawiennictwa |
| Dziecko urodzone w Polsce | Bez obowiązku osobistego stawiennictwa |
Jeśli mieszkasz w Polsce i zameldujesz się na pobyt powyżej 30 dni, dostaniesz PESEL z urzędu. Wtedy osobny wniosek nie jest potrzebny.
Co zabrać do urzędu gminy?
- Wniosek o nadanie numeru PESEL. Możesz go pobrać z gov.pl i wypełnić w domu albo dostać w urzędzie.
- Dokument tożsamości, np. paszport, który potwierdza dane z wniosku.
- Podstawę prawną, z której wynika, że potrzebujesz PESEL. Gov.pl radzi wpisać faktyczną podstawę.
Wniosek trzeba podpisać własnoręcznie. Jeśli słabo znasz polski, warto zabrać tłumacza. Przyda się też nasz poradnik angielski w urzędzie: formularze i pytania. Gdy wniosek ma braki, urząd poprosi o uzupełnienie. Może też odmówić jego rozpatrzenia.
Po co członkowi zarządu PESEL?
Według doradców przepis nie każe członkowi zarządu mieć PESEL. W praktyce numer bywa jednak potrzebny. EY Law wskazuje na dane w KRS i rejestrze beneficjentów rzeczywistych (CRBR). Grant Thornton wymienia profil zaufany, skrzynkę e-Doręczeń i podpis pod deklaracjami podatkowymi. Firmy z zagranicznym zarządem planują więc wizytę w Polsce z wyprzedzeniem.
Gdy masz już numer, pamiętaj o bezpieczeństwie. Opisaliśmy, jak zastrzec PESEL i jak cofnąć zastrzeżenie.
Przepisy mogą się zmienić, a każda sprawa wygląda trochę inaczej. Przed podróżą zadzwoń do urzędu gminy, w którym chcesz złożyć wniosek. W sprawach spółki zapytaj radcę prawnego lub doradcę podatkowego.
Fot.: budynek urzędu gminy w Korycinie (woj. podlaskie). Przykuta, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons.
