Rada Ministrów ma we wtorek, 20 października 2026 r., zająć się projektem nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, który przewiduje przesunięcie kar za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) o kolejny rok. Ministerstwo Finansów proponuje, aby sankcje zaczęły obowiązywać 1 stycznia 2028 r., a nie 1 stycznia 2027 r., jak przewidują obecne przepisy, enguide.pl podaje, powołując się nа farmer.pl.
Planowana zmiana ma dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie procedur księgowych, systemów informatycznych i sposobu wystawiania faktur do nowych wymagań. Projekt dotyczy zarówno podatników korzystających już z KSeF, którzy napotykają trudności techniczne lub organizacyjne, jak i firm objętych okresami przejściowymi. Nowelizacja obejmuje również przedłużenie mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT dla wybranych transakcji związanych z gazem, energią elektryczną i uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych.
KSeF bez kar do 2028 roku. Co proponuje Ministerstwo Finansów?
Najważniejsza zmiana przewidziana w projekcie dotyczy terminu rozpoczęcia stosowania kar pieniężnych za nieprawidłowości związane z KSeF. Zgodnie z obowiązującymi przepisami sankcje mają wejść w życie 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów chce przesunąć tę datę na 1 stycznia 2028 r.
Propozycja nie oznacza jednak odroczenia samego obowiązku korzystania z systemu. Dotyczy terminu stosowania kar pieniężnych, a nie automatycznego zwolnienia wszystkich przedsiębiorców z wymagań dotyczących fakturowania. To rozróżnienie ma znaczenie dla firm, które przygotowują się do wdrożenia KSeF lub już wystawiają w nim dokumenty.
W uzasadnieniu projektu resort wskazuje, że dodatkowy rok ma ograniczyć ryzyko nakładania sankcji na podatników, którzy mimo podejmowanych działań nadal napotykają problemy z prawidłowym wdrożeniem systemu.
„Odroczenie terminu wprowadzenia kar pieniężnych za błędy w KSeF” ma zapewnić podatnikom dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych zasad. Takie uzasadnienie przedstawiło Ministerstwo Finansów w dokumentacji projektu.
Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim więcej czasu na sprawdzenie procedur i poprawienie ewentualnych błędów. Nie zwalnia ich jednak z konieczności śledzenia przepisów ani przygotowania firmy do elektronicznego fakturowania.
Kogo obejmie przesunięcie kar za błędy w KSeF?
Planowane odroczenie ma znaczenie dla różnych grup podatników. Dotyczy nie tylko firm, które dopiero przygotowują się do wdrożenia systemu, lecz także przedsiębiorców korzystających już z KSeF i napotykających problemy związane z jego obsługą.
Szczególne znaczenie ma projektowana zmiana dla podatników objętych przepisami przejściowymi. Zgodnie z przedstawionym uzasadnieniem do końca 2026 r. część z nich może wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł.
W praktyce propozycja może ułatwić przygotowanie się do nowych zasad przede wszystkim:
- małym firmom, które wystawiają niewielką liczbę faktur miesięcznie;
- przedsiębiorcom korzystającym z oprogramowania wymagającego dodatkowej konfiguracji;
- podatnikom, u których występują problemy z prawidłowym przesyłaniem lub odbieraniem dokumentów;
- firmom, które muszą dostosować obieg faktur między księgowością, sprzedażą i administracją.
Dodatkowy czas może pomóc ograniczyć liczbę błędów, ale nie zastępuje przygotowania organizacyjnego ani technicznego.
Warto przy tym odróżnić proponowane przesunięcie kar od zasad dotyczących samego obowiązku korzystania z systemu. Ostateczny zakres zmian będzie zależał od przyjętego brzmienia ustawy i dalszego przebiegu procesu legislacyjnego.
Jakie błędy w KSeF mogą sprawiać problemy firmom?
Wdrożenie elektronicznego fakturowania wymaga dostosowania nie tylko programu księgowego, ale także codziennych procedur. Problemy mogą pojawiać się podczas konfiguracji uprawnień, integracji systemów sprzedażowych z KSeF czy sprawdzania danych umieszczanych na dokumentach.
Nie każda nieprawidłowość techniczna oznacza automatycznie naruszenie przepisów zagrożone karą. Znaczenie mają rodzaj błędu, okoliczności jego wystąpienia i konkretne regulacje obowiązujące w danym przypadku.
Przedsiębiorcy powinni w szczególności zadbać o kilka obszarów:
- Dane na fakturach. Informacje o kontrahentach, kwotach i rozliczeniach powinny być zgodne z dokumentacją transakcji.
- Integrację systemów. Program sprzedażowy i oprogramowanie księgowe muszą prawidłowo współpracować z KSeF.
- Uprawnienia użytkowników. Dostęp do wystawiania i obsługi faktur powinny mieć właściwie upoważnione osoby.
- Procedury awaryjne. Firma powinna wiedzieć, jak postępować w razie problemów z dostępnością systemu lub wysyłką dokumentów.
- Kontrolę dokumentów. Warto regularnie sprawdzać status faktur oraz reagować na komunikaty o błędach.
Takie przygotowanie ma znaczenie niezależnie od tego, kiedy zaczną obowiązywać sankcje. Błędne fakturowanie może prowadzić do dodatkowej pracy księgowości, opóźnień w rozliczeniach i sporów dotyczących dokumentacji transakcji.
Zmiany w VAT. Odwrotne obciążenie ma obowiązywać dłużej
Projekt nowelizacji obejmuje także przedłużenie mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT dla określonych transakcji. Chodzi o gaz w systemie gazowym, energię elektryczną oraz usługi związane z przenoszeniem uprawnień do emisji gazów cieplarnianych.
Ministerstwo Finansów proponuje, aby rozwiązanie obowiązywało przez kolejne 3,5 roku po 31 grudnia 2026 r. Oznaczałoby to utrzymanie mechanizmu również po zakończeniu obecnego okresu jego stosowania.
Odwrotne obciążenie polega na tym, że w określonych prawem przypadkach obowiązek rozliczenia VAT zostaje przeniesiony ze sprzedawcy na nabywcę. Mechanizm stosuje się do wskazanych transakcji, a nie do wszystkich dostaw towarów i usług.
| Obszar projektu | Proponowana zmiana | Znaczenie dla podatników |
|---|---|---|
| Kary za błędy w KSeF | Przesunięcie z 1 stycznia 2027 r. na 1 stycznia 2028 r. | Dodatkowy czas na przygotowanie do stosowania sankcji |
| Okresy przejściowe | Uwzględnienie podatników korzystających z przejściowych zasad fakturowania | Więcej czasu na dostosowanie procedur |
| Odwrotne obciążenie VAT | Przedłużenie o 3,5 roku po 31 grudnia 2026 r. | Dalsze stosowanie mechanizmu dla wskazanych transakcji |
Przedłużenie tego rozwiązania ma znaczenie dla podmiotów działających na rynku energii oraz w obszarze handlu uprawnieniami do emisji. Firmy z tych sektorów powinny uwzględnić planowane regulacje w przygotowaniach do rozliczeń na kolejne okresy podatkowe.
Kiedy zmiany w KSeF mogą wejść w życie?
Rada Ministrów ma rozpatrzyć projekt we wtorek, 20 października 2026 r. Samo umieszczenie projektu w porządku obrad nie oznacza jednak, że proponowane przepisy zostały już uchwalone.
Po etapie rządowym projekt ustawy musi przejść dalszą procedurę legislacyjną, obejmującą prace parlamentarne i wymagane czynności prowadzące do wejścia przepisów w życie. Do czasu zakończenia tego procesu przedsiębiorcy powinni rozróżniać propozycje Ministerstwa Finansów od obowiązujących regulacji.
Projekt przewiduje wejście ustawy w życie 31 grudnia 2026 r. Jeżeli proponowane przepisy zostaną przyjęte w tym kształcie, przesunięcie terminu kar będzie miało zastosowanie przed datą, od której sankcje miały pierwotnie obowiązywać.
Dla firm najważniejsze pozostają trzy kwestie: aktualny zakres obowiązku korzystania z KSeF, termin rozpoczęcia stosowania kar oraz zasady wystawiania i rozliczania faktur w okresach przejściowych.
Odroczenie sankcji nie oznacza odroczenia wszystkich obowiązków związanych z elektronicznym fakturowaniem.
Przedsiębiorcy powinni więc nadal przygotowywać systemy księgowe, sprawdzać prawidłowość dokumentów i monitorować przebieg prac nad nowelizacją. Dodatkowy rok może ograniczyć presję związaną z sankcjami, ale nie zwalnia firm z konieczności dostosowania się do przepisów dotyczących KSeF i VAT.
